Software Gestione Congressi

Bookingdirect gestisce il congresso con estrema semplicità grazie al portale online per le registrazioni .

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Pagamenti Online

BookingDirect può incassare con diversi sistemi merchant ed invia il voucher con il numero di autorizzione.

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Rooming List

Bookingdirect permette di evitare l’overbooking impegnando le camere automaticamente.

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BookingDirect è un nuovo Software di Gestione Congressi completamente online per organizzare ed ottimizzare, con la massima professionalità, la comunicazione tra PCO, congressisti, promotore e albergatori. Permette di gestire il congresso allestendo con la massima semplicità il portale online  per le registrazioni all’evento e trovando tutti i dati delle registrazioni in tempo reale nel portale di back-office. Si possono gestire le registrazioni, i pernottamenti e tutti i servizi aggiuntivi, incassando direttamente online con carta di credito o PayPal.
La Segreteria Organizzativa trova tutte le informazioni sulle registrazioni e sui pagamenti nel Portale Amministrativo di Back-Office.

Caratteristiche:

  • Registrazioni dei partecipanti: per ogni evento gestito il PCO attiva uno specifico portale per le iscrizioni al congresso. Se necessario, la fase di registrazione può richiedere dati specifici per l’accreditamento ECM, oppure può contenere una pagina per l’indirizzo di fatturazione.
  • Allotments e Rooming List: il PCO inserisce le camere opzionate con le diverse strutture, così che il congressista possa scegliere l’albergo in base alla reale disponibilità.  Le camere vengono impegnate automaticamente, in modo da evitare l’overbooking e produrre direttamente le rooming list specifiche per ogni albergo.
  • Pagamenti Online: BookingDirect può incassare con diversi sistemi merchant: BankPass Web, PayPal, Payment Gateway e molti altri. La carta viene immediatamente verificata e se la transazione ha successo viene inviato il voucher con il numero di autorizzazione di Servizi Interbancari.
  • Software multilingua: le lingue predefinite sono italiano, inglese, tedesco, francese e spagnolo, ma è possibile sostituire una o piu’ lingue con lingue differenti.
  • Voucher: al termine della registrazione, BookingDirect invia direttamente il voucher al congressista per e-mail, in formato PDF. Il Voucher contiene il dettaglio delle registrazioni eseguite, distinguendo tra quelle sponsorizzate e quelle direttamente pagate dal congressista.
  • Gestione Sponsor: durante la procedura di registrazione i partecipanti possono indicare il nome di uno Sponsor, pubblico o privato, a cui la Segreteria Organizzativa dovrà fare riferimento per le operazioni amministrative.
  • Bilancio costi e ricavi: BookingDirect gestisce la contabilità analitica e dettagliata di costi e ricavi (Partecipanti, Sponsors, Spazi Espositivi) del congresso. Costi e ricavi sono gestiti e aggiornati automaticamente sulla base delle registrazioni pervenute e confermate dalla segreteria organizzativa.
  • Abstracts avanzati: i congressisti e i potenziali partecipanti o i relatori possono inviare i loro Abstract direttamente via Web. La Segreteria Scientifica del Congresso o il Comitato Promotore ricevono gli Abstract e, attraverso il portale specifico, possono validarli, rendendoli così pubblici e disponibili a tutti gli interessati.
  • S.A.M.: Secure Abstract Management è il nuovo modulo interattivo per l’invio e la sottomissione degli abstract, e garantisce che tutti i documenti inviati del candidato rispettino i requisiti di forma e contenuto imposti dal comitato scientifico.
  • S.S.M.: con il modulo Smart Schedule Management gli abstract accettati dal comitato scientifico trovano collocazione in uno dei track e delle giornate del congresso
  • Badges: BookingDirect produce e stampa direttamente badge plastificati RFID completi di grafica dell’evento e nome del partecipante. I badge possono essere stampati su carta o su materiale plastico, prestampati o stampati direttamente al desk al momento della registrazione, e possono essere personalizzati con il nome del partecipante ed eventualmente anche la foto.
  • Gestione dei Referee: è possibile gestire la valutazione degli abstract e dei paper direttamente dai referee. Per ogni congresso possono essere definiti uno o piu’ campi applicativi, per ciascuno dei quali possono essere definiti uno o piu’ referee, responsabili della valutazione e della validazione degli abstract.

BookingDirect è un software online disponibile ovunque senza necessità di essere installato sul PC. Gestisce l’evento dalle registrazioni ai pernottamenti, da Badge alle fatture e alla gestione E.C.M., sino alla rendicontazione Costi/Ricavi dettagliata per l’elaborazione del Margine Operativo Lordo (M.O.L.).
Il software può essere personalizzato con estrema facilità e tutte le modifiche al software vengono automaticamente distribuite su tutti i terminali degli operatori, interni ed esterni.